Программа автоматизации бюджетирования. Учет семейного бюджета: лучшая программа для ведения бухгалтерии Программы финансового планирования и бюджетирования

«Ползучая революция» в системе бумажного делопроизводства в сторону СЭД

Знакомая ситуация: контора или офис компании, множество стеллажей с кипами бумаг, различных папок, огромное количество сотрудников, все действия которых направлены на ведение документооборота и .

Долгие годы в России абсолютно весь документооборот был бумажным. С новой эрой развития IT- технологий стали появляется некие электронные программы, позволяющие относительно автоматизировать ручной труд по ведению документооборота и он стал входить в смешанную фазу. Процесс был запущен: коммерческая деятельность стала использовать . До сегодняшнего дня электронный документооборот в основном ограничивался автоматизацией процесса подготовки, согласования, исполнения документа, по сути, там, где движение жизненного цикла только начинается. С разработкой нового продукта bb workspace в СЭД «жизненный цикл» документа полностью стал электронно - автоматическим.

Многие квалифицированные специалисты старой закалки воскликнут: а зачем нам систему электронного документооборота внедрять в делопроизводство организации, если бумажная документация надежно сохраняет все данные, все расположено по папочкам, не требует переподготовки специалистов… С одной стороны «да», но, сколько необходимо затратить времени на написание в ручную документов, поиск нужного клиента, регистрации и распределение «бумажек» по созданным кожаным файлам, и это не полный перечень тех действий, которые выполняют сотрудники имеющие «бумажное делопроизводство». А при наступлении периода отчетности? Сколько времени требуется на выполнение подготовки соответствующей документации и создание отчета по требуемому стандарту? Использование СЭД позволяет сократить временные, финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Стало значительно проще выполнять, используя СЭД такие задачи как:

• своевременная обработка всех требуемых документов,
• осуществление контроля над качеством выполняемой работы на всех стадиях движения документа,
• отслеживание местонахождения документов на любой стадии,
• контроль выполнения задач.

Помимо этого, выполнение некоторых действий требующих от сотрудников внимательности стало возможным делать автоматически:

пересылка документов, уведомлений,

сохранение и контроль над документами,

связь между сотрудниками как внутри организации, так и с компаньонами.

Вывод: использование системы bb workspace , которая позволяет грамотно сочетать в себе ведение документооборота в делопроизводстве традиционным способом с электронным, способна любую организацию возвести на новый уровень по организации и систематизированию внутренней деятельности, что соответственно ведет за собой увеличение прибыли. А не к этому ли стремится каждый руководитель?

Эксперты, участвовавшие в тестировании

Денис Гольнев , руководитель службы внедрения информационных систем ОАО «Автофрамос»
Ирина Комлева , старший финансовый аналитик компании Pfizer International LLC.	Дмитрий Покалюхин , директор по финансам и операциям ООО «Адидас»
Виктор Прокопец , начальник отдела финансового анализа и планирования ГК «Агрико»	Анна Пряхина , ведущий специалист департамента бюджетного управления «МИЭЛЬ-Недвижимость»
Евгений Шлимович , руководитель отдела управленческого учета ООО «Центральная дистрибьюторская компания»	Олег Дыков , старший аналитик отдела финансового анализа и планирования УК «Альфа-Капитал»

Программы для автоматизации бюджетирования, представленные на российском рынке, существенно различаются по стоимости и набору функций. Выбрать из них ту, которая идеально подойдет компании, — задача нетривиальная. Совместно с финансовыми директорами мы протестировали пять популярных российских программ для бюджетирования, полученные результаты помогут вам определиться с выбором.

В нашем тесте приняли участие пять наиболее известных программ для бюджетирования: PlanDesigner, BPlan, , «Красный директор» и коробочное решение «Быстрый старт. Бюджетирование».

Экспертами в тестировании выступили финансовые директора и специалисты по финансовому планированию из различных отраслей — недвижимости, фармакологии, сельского хозяйства, логистики, ритейла, финансовых услуг и автомобилестроения. Всем им была предоставлена возможность поработать в каждой из программ. От экспертов требовалось по разработанным редакцией критериям выставить свои оценки каждой программе по пятибалльной шкале. Разумеется, подобный тест не дает абсолютно точной оценки эффективности рассматриваемых систем, однако именно в таком режиме (ограниченное время и перечень программ), как правило, выбирают программу для бюджетирования на практике. Прежде чем рассказать об итогах теста и назвать победителя, остановимся подробнее на каждой из программучастниц и расскажем об их сильных и слабых сторонах.

Таблица 1. Стоимость программ, участвовавших в тестировании

Источник: по данным компаний-производителей

PlanDesigner

Система PlanDesigner выпускается и поддерживается компанией SoftProm (Москва) с 1999 года. Это одна из наиболее дорогостоящих систем из числа тестируемых. Для ее установки потребуется приобрести серверный компонент PlanDesigner & UPE, он обойдется в 7500 евро (цены приведены без учета НДС). Стоимость рабочих мест зависит от конфигурации и функционала. В частности, стоимость лицензии архитектора (создание и модификация модели) составляет 1500 евро, лицензии рабочего места конечного пользователя — от 300 до 1500 евро. Стоит отметить, что клиентская часть программного обеспечения может быть установлена на любом количестве компьютеров, лицензии ограничивают лишь число пользователей, одновременно работающих с сервером.

Достоинства

По мнению экспертов, среди тестируемых программ у PlanDesigner наиболее дружественный интерфейс. Так, Ирина Комлева, старший финансовый аналитик компании Pfizer International LLС., отметила как преимущество то, что на экран выводится только необходимая информация. За счет реализованной функции «перетаскивания» (drug & drop) настройка требуемых аналитик, показателей, бюджетных форм и отчетов не представляет труда. «Очень удобно вводить формулы, добавлять бюджетные статьи, видоизменять формы отчетов и вносить другие корректировки посредством визуальных средств. С этим вполне может самостоятельно справиться финансовый специалист, не прибегая к помощи программистов», — отмечает Анна Пряхина, ведущий специалист департамента бюджетного управления «МИЭЛЬ-Недвижимость».

Программа позволяет выстроить прозрачную схему бюджетирования с детализацией по всем этапам. По словам Олега Дыкова, старшего аналитика отдела финансового анализа и планирования УК «Альфа-Капитал»,в PlanDesigner достаточно удобно реализованы функции формирования, согласования и контроля исполнения бюджета, их можно настроить самим под себя. Анна Пряхина обратила внимание на то, что программа поддерживает мультивариантность процедур согласования бюджетов. Таким образом, группы компаний могут использовать различный порядок согласования для каждой бизнес-единицы.

Эксперты отметили также аналитические качества PlanDesigner.

Недостатки

В большинстве своем эксперты существенных недостатков у системы не обнаружили. По словам Дениса Гольнева, руководителя службы внедрения информационных систем компании «Автофрамос», хотя программа и обладает богатыми возможностями для построения бюджетной модели, но их реализация представляется трудоемкой.

Выводы

По мнению экспертов, система подойдет для автоматизации финансового планирования средним и крупным компаниям из любой отрасли.

BPlan

Коробочное решение для бюджетирования BPlan существует на рынке с августа 2003 года, имеет репутацию простой в освоении и эксплуатации программы с достаточным набором функций. До недавнего времени ее реализацией и поддержкой занималась компания ITeam, сейчас — одноименная компания BРlan. Одна лицензия для пользователя c технической поддержкой на год обойдется в 23,7 тыс. рублей (цена с учетом НДС), при покупке от двух до четырех лицензий — в 22 тыс. рублей, от пяти лицензий — в 17 тыс. рублей.

Достоинства

Установка программы BPlan не вызывает сложностей и не требует привлечения консультантов, к работе в ней можно приступить сразу, отмечает Анна Пряхина. По словам Олега Дыкова, интерфейс программы — довольно простой и удобный для понимания. По мнению многих экспертов, в интерфейсе можно разобраться, имея опыт успешной работы с MS Excel.

Недостатки

По мнению экспертов, основной недостаток BPlan — отсутствие интеграции с учетными системами, например с «1С».

Как отметили эксперты, некоторые функции в BPlan реализованы не в полной мере. В программе можно разграничить права доступа к отдельным элементам бюджетной модели, но нельзя отследить факты внесения изменений конкретными пользователями. Или другой пример: система позволяет разрабатывать формы и отчеты в разрезе требуемых аналитик, но не дает возможности корректировать или настраивать внешний вид отчетов.

Выводы

По мнению экспертов, BPlan подойдет малым предприятиям, а также средним из тех, которые только создают процедуру бюджетирования.

Как считает Анна Пряхина, BPlan скорее всего окажется удобным инструментом бюджетирования для небольшой компании, где в процессе финансового планирования и анализа исполнения бюджета задействовано не более 10 человек.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы»

Программа «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» (группа компаний «ИНТАЛЕВ») появилась на рынке в 2001 году. На сегодняшний день она позволяет автоматизировать не только бюджетирование, но и другие функции финансового управления. По стоимости эта система сопоставима с PlanDesigner. В зависимости от версии программы и количества лицензий одно рабочее место обойдется в 24—85 тыс. рублей (без учета НДС).

Достоинства

В отличие от других тестируемых программ «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» построена на базе «1С». Соответственно планирование той или иной хозяйственной операции осуществляется в форме транзакций (проводок). По поводу этой особенности мнения экспертов разделились.

Как достоинство ее отметили те, для кого «1С» — привычная среда обитания. «Программа имеет удобный и привычный в обращении интерфейс, — радуется Вик-
тор Прокопец, начальник отдела финансового анализа и планирования ГК «Агрико». — Система двойной записи, аналогичная бухгалтерским проводкам, позволяет
формировать прогнозный баланс, бюджет доходов и расходов, а также бюджет движения денежных средств косвенным методом за любой период и в любом разрезе. Благодаря чему можно всегда оперативно ответить на любимый вопрос акционеров: «Если прибыль за период составляет Х, то почему свободных средств за тот же период Y? Или попросту: Где деньги?» Благодаря возможности полной интеграции с «1С» пользователь может просмотреть интересующую его аналитику вплоть до каждого начисленного расхода и дохода и закрывающих актов. Если требуется, можно непосредственно перейти в источник данных и просмотреть номера и комментарии к закрывающим актам».

Евгений Шлимович отметил должное качество настройки процессов сбора и агрегации бюджетных показателей, а также реализации процесса согласования бюджета. Инструментарий программы позволяет настроить любую бюджетную модель. Сценарии легко разрабатываются и сравниваются. Для моделирования отчетов можно
использовать как собственный построитель отчетов «ИНТАЛЕВ», так и предоставленный программой «1С».

К достоинствам программы можно отнести качество реализации план-графика согласований, возможность отслеживать показатели эффективности (KPI) без запуска полного клиента и просматривать отчеты через web-портал, а также полноценный документооборот (с сохранением версий документов), считает Денис Гольнев. «Программный продукт позволяет построить прозрачную и удобную для контроля систему формирования и согласования бюджетов, — дополняет Олег Дыков. — Формировать и настраивать отчеты можно в любых требуемых для анализа аналитиках. Причем количество аналитических разрезов практически не ограничено, вполне по силам реализовать все необходимые требования к параметрам предоставления информации. Хотя что касается простоты и гибкости настроек бюджетной модели, на мой взгляд, «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» несколько уступает PlanDesigner. У последней системы более удобный способ создания форм отчетов и набора требуемых аналитик (drug & drop)».

Недостатки

Принципиальных недостатков в «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» эксперты не обнаружили, тем не менее ряд замечаний был сделан. По мнению Ирины Комлевой, старшего финансового аналитика компании Pfizer International LLC., интерфейс программы мог бы быть менее громоздким. На ее взгляд, его лучше упростить, предоставляя при этом пользователю возможность добавлять необходимые элементы. Как, например, это реализовано с настройкой панели инструментов в MS Excel. «К минусам системы, на мой взгляд, относится некоторая сложность и трудоемкость изменения отчетов, построения плана счетов, да и настройки системы в целом (в сравнении с другими тестируемыми программами)», — считает Олег Дыков.

Резюме

Эксперты сошлись во мнении, что «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» подойдет как средним, так и крупным разветвленным компаниям. По словам Евгения Шлимовича, систему лучше использовать совместно с «1С:Бухгалтерия» или «1С:Управление промышленным предприятием», поскольку ее эксплуатация в чистом виде потребует дополнительных настроек обме на данными. Как уже упоминалось, увязка с «1С» показалась удобной не всем экспертам. «В целом программа произвела позитивное впечатление. Но поскольку она «заточена» под «1С», ее нет смысла устанавливать тем компаниям, в которых используется другая учетная система», — считает Дмитрий Покалюхин, директор по финансам и операциям ООО «Адидас».

«На мой взгляд, эта система скорее для зрелых компаний с устоявшейся организационной структурой. Но я бы не рекомендовал ее тем, кто находится на стадии бурного роста и развития. Когда часто корректируются бюджеты, меняется организационная структура, пересматриваются принципы бюджетирования в целом, возникает необходимость в оперативной подстройке системы бюджетирования. В подобной ситуации «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» может оказаться менее мобильной системой, чем, например, PlanDesigner», — отмечает Олег Дыков.

«Красный директор»

Программа «Красный директор», выпускаемая компанией B-Micro с февраля 1997 года, позиционируется как простое коробочное решение для бюджетирования, обладающее минимально необходимым набором функций и не вызывающее сложностей при установке. Стоимость одного рабочего места сравнительно невелика — от 100 до 200 долларов (в том числе НДС).

Достоинства

Главное достоинство программы, отмеченное большинством экспертов, — качество реализации платежного календаря. «Красный директор» отличается простотой интерфейса, но по удобству работы в нем уступает аналогам (BPlan, PlanDesigner). Настройку бюджетной модели можно назвать сравнительно гибкой, формы стандартных отчетов в целом достаточно удобны. Есть возможность создания нескольких сценариев развития компании и последующего план-факт анализа по каждому из них», — говорит Олег Дыков. «Программу довольно просто освоить при помощи встроенного путеводителя. Отмечу также как плюс возможность проектного бюджетирования», — добавляет Анна Пряхина.

Недостатки

В отношении недостатков системы взгляды экспертов, участвовавших в тестировании, разошлись. «Отчеты в программе нацелены скорее на оперативный контроль, а не на анализ бюджета. Для успешной реализации этой идеи не хватает интеграции с системами банк-клиент», — отмечает Евгений Шлимович из Центральной
дистрибьюторской компании. Ирине Комлевой из Pfizer International LLC. интерфейс «Красного директора» показался крайне неудобным, также к недостаткам она отнесла невозможность формирования настраиваемых (нестандартных) отчетов.

Выводы

«Красный директор» будет полезен компаниям, нуждающимся скорее в инструменте для оперативного планирования и контроля денежных потоков, чем в полноценной системе автоматизации бюджетирования. Возможно, программа пригодится небольшим предприятиям, имеющим крайне ограниченный бюджет на программное обеспечение, считает Ирина Комлева.

«Быстрый старт. Бюджетирование»

Коробочное решение «Быстрый старт. Бюджетирование» (разработчик — Cogito Management Consulting) появилось на рынке весной этого года и стоит относительно недорого — около 5 тыс. рублей за одно рабочее место (без учета НДС). Программа разработана на базе MS Access, имеет три варианта решения — для производственного, торгового и проектно-ориентированного предприятия. По словам представителей компании, доработка программы под нужды
конкретного пользователя занимает около месяца.

Достоинства

По мнению опрошенных экспертов, коробочное решение «Быстрый старт. Бюджетирование» — самый экономичный и соответственно упрощенный вариант автоматизации бюджетирования из участвующих в тестировании систем. Программа обладает минимально необходимым набором функций и встроенных отчетов. Настройка бюджетной модели возможна посредством инструментов MS Access. «В программу заложены практически все методы и подходы, используемые при финансовом планировании. Есть возможность произвести необходимые расчеты тех или иных плановых показателей», — отмечает Анна Пряхина. Гибкость настройки бюджетной модели в системе обеспечена за счет простого способа изменения справочников и аналитик.

К положительным сторонам программы стоит также отнести простоту и удобство работы в ней.

Недостатки

Как отметили эксперты, поскольку «Быстрый старт. Бюджетирование» позиционируется как простое и доступное решение, не имеет смысла требовать от него тех же функций, которые есть в более дорогостоящих решениях. Однако разработчикам стоило бы избавиться от нескольких недочетов. Так, Анне Пряхиной показался неудобным интерфейс программы: «Не очень понятна логика структурирования таблиц по разделам системы. Почему, например, БДР — это отчет, а не сводный
план. На мой взгляд, операционные, дополнительные и сводные бюджеты удобнее расположить в одном разделе».

«Функционал программы, на мой взгляд, хорошо бы доработать. Например, добавить возможность построения диаграмм и редактирования конечных отчетов, проведения полноценного сценарного анализа. Пока последний можно провести только за счет внедрения нескольких планов развития», — заключает Олег Дыков».

Выводы

По мнению экспертов, функционала программы будет достаточно для малых компаний.

Лучшие из лучших

По итогам тестирования наибольший балл набрала программа PlanDesigner (см. табл. 2), на втором месте с небольшим отрывом «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» . Третье и четвертое место заняли соответственно BPlan и «Красный директор». На последнем месте — коробочное решение «Быстрый старт. Бюджетирование».

Еще раз оговоримся, что проведенное тестирование не претендует на истину в последней инстанции. Тот выбор, который сделаете вы, должен в первую очередь опираться на стоящие задачи, специфику предприятия и финансовые возможности.

Таблица 2. Результаты тестирования

Критерий	Средний балл
	BPlan	PlanDesigner	«ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы»	«Быстрый старт. Бюджетирование»	«Красный директор»
Качество бюджетной модели
Возможность автоматизации процедуры формирования и согласования бюджетов	3,5	4,5	5	3,5	3,5
Гибкость настройки бюджетной модели	4	5	4	3,5	3,5
Качество стандартных отчетов	3,5	4,5	4,5	4	3,5
Возможности настройки бюджетных форм и отчетов	4	5	4,5	3,5	3,5
Возможность самостоятельной настройки справочников, плана бюджетных счетов и пр.	4,5	5	4,5	4	4
Возможности консолидации бюджетов	4,5	5	5	3,5	3,5
Детализация информации
Возможность детализации данных	3,5	5	5	3,5	4
Количество аналитических разрезов	4,5	5	5	4	4
Анализ данных
Возможности анализа данных	4	5	4,5	4	3,5
Реализация сценарного анализа	4,5	4,5	5	4	4
Смежные процессы
Качество платежного календаря	нет календаря	5	4,5	4	4,5
Возможности контроля платежей	3,5	5	5	4	4,5
Интерфейс
Удобство и простота интерфейса	4	5	4,5	4	4
Совместимость с другими системами
Совместимость с бухгалтерскими программами	несовместимы	5	5	несовместимы	несовместимы
Возможность экспорта/импорта в MS Excel	4,5	5	4,5	4,5	4
Безопасность системы
Контроль действий пользователя при вводе и изменении данных	4	5	5	3,5	4
Итоговый средний балл	4	5	4,5	4	4

Для того чтобы организовать эффективное бюджетирование и его автоматизацию, требуется чтобы на компьютерах компании была установлена какая-либо . На настоящий момент компаниям и предприятиям предлагается огромный выбор такого программного обеспечения. Попробуем кратко разобраться в самых распространенных программах, которые предлагают их разработчики.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .

Да, в этом нет ничего удивительного. Используя Excel вполне можно автоматизировать процесс бюджетирования. Многие предприятия готовят и хранят исходные бюджеты структурных подразделений в данных электронных таблицах. Excel позволяет применять ссылки на внешние файлы данных и применять для вычисления различные формулы.

При этом стоит отметить, что удобной программой для бюджетирования Excel явно не является. И это утверждение можно обосновать следующими фактами:

• наличие огромного количества формул суммирования, что влечет за собой необходимость постоянного отслеживания ссылок на исходные данные бюджетов;
• отсутствие контроля над целостностью данных;
• повышенная сложность анализа данных на промежуточных этапах иерархической лестницы. Другими словами, изначально созданную структуру формул суммирования данных бюджетов невозможно реорганизовать простыми способами;
• наличие строгой привязки ссылок к ячейкам внешних файлов. Стоит только немного выполнить изменение структуры файлов, как тут же в консолидации окажутся неверные данные;
• при попытке исправить предыдущую проблему, методом сбора большого количества данных в одну таблицу, файл становится большого размера.

Система PlanDesigner

Для работы в этой системе необходимо купить серверный компонент. Стоимость приобретения рабочих мест напрямую зависит от требуемой конфигурации и функциональных возможностей.

Из достоинств данного программного обеспечения для автоматизации бюджетирования можно отметить:

• возможность установки клиентской части PlanDesigner на любое количество компьютеров. Приобретенная лицензия ограничивает только количество пользователей, обращающихся к серверу одновременно;
• наличие удобного и интуитивно понятного для специалиста интерфейса;
• вывод на экран монитора только необходимых данных;
• возможность построения детализированной прозрачной схемы бюджетирования на всех стадиях.

По мнению тех, кто работает с этой системой, PlanDesigner действительно отличная программа для бюджетирования, в которой отсутствуют какие-либо недостатки. Идеально подойдет для крупных и средних предприятий.

Bplan

Эту программу легко освоить, она имеет достаточную функциональность, проста в эксплуатации. Так как BPlan устанавливается без каких-либо осложнений, то вызов специалистов, как правило, не требуется. Приступать к работе с этой программой можно сразу после ее установки. Понять и разобраться в интерфейсе будет легче всего тем, кто немного знаком с работой в MS Excel.

В BPlan имеется простая и гибкая настройка модели бюджета. Также имеется возможность выполнять разработку, вносить изменения в бюджетную модель, производить подстройку под изменяющиеся условия ведения бизнеса, предусмотрен ввод новых направлений в уже разработанную структуру бюджета. Кроме того, имеется возможность проведение детализации заданной иерархии на более мелкие элементы.

Из недостатков, по отзывам экспертов, стоит выделить невозможность интегрировать BPlan с другими учетными системами, например, BPlan не работает с «1С». При имеющейся возможности задавать любой параметр аналитик, но при этом невозможно провести корректировку или изменение внешнего вида отчетных документов.

Несмотря на это, с данной программой будет комфортно работать малым компаниям, а также средним компаниям, которые только начали создавать процесс бюджетирования.

Мы рассмотрели всего три программы, позволяющие . Конечно же, серьезное бюджетирование для компании на базе этих решений создать достаточно трудно. Причина в том, что сбор фактических показателей становится очень сложной задачей.

Бюджетирование – так называется сумма всех процессов внутри предприятия, которые связаны с:

• Разработкой бюджетных стратегий
• Планированием бюджета
• Отслеживанием и контролем движения средств
• Анализом и корректировкой принятых бюджетов
• Отчетностью по исполнению бюджета

Ещё недавно считалось, что автоматизация бюджетирования нужна только для самых крупных компаний, где работают сотни сотрудников. Но сейчас всё больше руководителей приходят к пониманию, что прозрачный и понятный бюджет, а также простое управление им необходимы любой компании.

Что даёт автоматизация бюджетирования

Зачем нужно проводить автоматизацию управления бюджетом? Данная инициатива обеспечивает целый ряд преимуществ:

• Построение бюджетной стратегии, то есть приоритетных целей, под которые нужно выделять бюджет. Цели выстраиваются в иерархию.
• Планирование бюджета. Сюда входит ежегодное, ежеквартальное, ежемесячное, еженедельное планирование. Это касается и приходной, и расходной части.
• Контроль бюджета.
• Анализ бюджета: какие статьи дают больше всего прихода и расхода, какие траты оказались целесообразными, а какие нет.
• Корректировка бюджета в случае форс-мажорных и иных обстоятельств. Гибкость является обязательной характеристикой грамотно выстроенного бюджета фирмы, потому что позволяет оперативно принимать изменения, если обстоятельства меняются.
• Сопоставление плана бюджета и итогового фактического бюджета за отчётный период. Получение отчётов становится возможным в режиме реального времени.
• Упрощение и прозрачность процесса принятия, согласования и утверждения решений по изменениям бюджета. Централизованное управление уменьшает издержки и нецелевое расходование средств.

Автоматизация процесса бюджетирования помогает устранить потери средств, повышает прозрачность всех происходящих бизнес-процессов, затрагивающих финансы предприятия, увеличивает гибкость бюджета, позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию о его состоянии.

Трудности при автоматизации бюджетирования

Автоматизация работы с бюджетом компании в большинстве случаев не проводится сама по себе, а осуществляется либо совместно с автоматизацией управленческих процессов, либо на её базе. Первый этап автоматизации бюджетирования состоит в том, чтобы начать накапливать и заносить в базу данные по бизнес-процессам компании, связанных с исполнением бюджета. После этого появляется возможность для планирования, контроля и анализа.

Прежде чем приступать к поиску программных решений, полезно выстроить структуру бюджета предприятия, внедрить системы сбора данных, выстроить стратегии разработки, принятия и утверждения решений по бюджету. После этого есть смысл заняться выбором программных продуктов.

Само по себе внедрение программы не является волшебным средством для улучшения показателей фирмы, а представляет собой один из этапов на пути к этому. При выборе программного продукта приходится сталкиваться с тем, что:

• Программные продукты дорого стоят. Это относится, в первую очередь, к импортным решениям от зарубежных производителей. Доплата за бренд и известность разработчика в этой ситуации может оказаться весьма заметна.
• Внедрение программ для автоматизации бюджетирования на предприятии предполагает большие затраты. Это и затраты на приобретение программы, но ещё в большей степени – затраты на её обслуживание и настройку. Часто руководитель фирмы «не видит» полной реальной стоимости программы на этапе приобретения, потому что не закладывает в смету обслуживание. В итоге расходы вырастают в разы по сравнению с предполагаемыми.
• Отдельные программы не обладают достаточным функционалом для потребностей фирмы, например не поддерживают прогнозирование. Другие, напротив, обладают слишком широким функционалом, который не будет реально использоваться сотрудниками.
• Почти всегда для настройки и оптимизации программного решения под конкретную фирму нужно привлекать разработчиков, в ряде случаев – создавать IT-отдел, что приводит к постоянным дополнительным затратам.
• Несовместимость программы автоматизации бюджетирования с другими программными решениями является не просто недостатком, но критической проблемой. Ведь чаще всего, как уже говорилось, такая программа встраивается в уже существующую систему управления бизнес-процессами фирмы.

Решение для автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform

Все решения на базе Comindware Business Application Platform доступны по цене, легко встраиваются в систему предприятия и не предполагают сложного обслуживания. Автоматизация бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform предполагает:

• Внедрение продукта без дорогостоящего обслуживания и настройки
• Интеграцию с другими продуктами, в том числе с линейкой 1С
• Интеграция с системой управления сотрудниками, если она уже есть на предприятии
• Отслеживание исполнения расходной и доходной части бюджета
• Оперативное создание заявок на включение затрат в расходную часть бюджета, согласование и утверждение руководством
• Взаимодействие между разными специалистами и отслеживание этапов конкретных заданий не требует переписки или телефонных переговоров сотрудников
• Внесение новых данных происходит через браузер или мобильное приложение, для работы с системой подойдёт любой компьютер или любой смартфон
• Внесение изменений в работу программы можно производить «на лету», без остановки её работы и серьёзных изменений в коде
• Существует возможность хранить данные на отдельном сервере компании либо в облаке, что более доступно по цене

Система автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform поддерживает три уровня планирования бюджета:

1. Стратегический
2. Тактический
3. Оперативный

Объектом программы являются разделы и статьи бюджета, а также центры финансовой отчётности. Это позволяет не просто сводить воедино данные и цифры, но чётко видеть, как соотносятся конкретные бизнес-процессы с конкретными затратами, а на основании этого делать выводы.

Если вы ищете недорогое, но работающее решение для автоматизации бюджетирования вашей фирмы, попробуйте продукт на базе Comindware Business Application Platform. Закажите демонстрацию бесплатно и оцените все его возможности без ущерба для вашего бюджета.

Деньги как вода — утекают сквозь пальцы, как ни пытайся их удержать. И разобраться, куда они утекают, бывает весьма непросто. Мало кто из нас держит в голове суммы ежедневных мелких трат, а ведь именно они и создают ту самую, непонятно откуда взявшуюся брешь в семейном бюджете.

Решили, наконец, навести порядок в семейных финансах? Не торопитесь записываться на курсы бухгалтеров. Вашим личным экономическим советником может стать компьютерная программа. Не думайте, что это что-то сложное и дорогое. Многие программы для ведения домашней бухгалтерии совершенно бесплатны и не требуют особых знаний экономики. Они откроют вам каналы денежных утечек, возьмут на себя сведение «дебета с кредитом», научат грамотно планировать бюджет и подскажут, на чем можно сэкономить. Как показывает практика, тем, кто регулярно используют такие программы, удалось уменьшить ежемесячные траты на 5-25%.

Более 15 лет, но пользователи до сих пор считают эту программу одной из лучших среди аналогов. Она не блещет изысканностью дизайна, но очень понятна и проста, о чем можно судить даже по виду главного окна. К тому же, весьма функциональна: если сравнить возможности CashFly и основной массы бесплатных аналогов, то первая во многом выигрывает.

Вот неполный перечень того, что она умеет:

• Работать без установки, что позволяет использовать ее на разных компьютерах (например, на работе и дома). Достаточно распаковать архив с файлами приложения в отдельную папку и сохранить на съемном носителе или в облаке.
• Вести учет доходов и расходов по неограниченному количеству статей, нескольким счетам и в разных денежных единицах. Изначально в программе присутствуют доллары США и рубли, но можно добавлять и другие валюты.
• Учитывать приходно-расходные операции нескольких пользователей — как в общем бюджете, так и по отдельности.
• Вести бухгалтерию небольшого предприятия.
• Производить расчеты с помощью калькулятора.
• Делать выписки со счетов, составлять сводные отчеты о движении средств за выбранные периоды времени и отображать их в виде графиков и диаграмм.
• Распечатывать сводки.
• Защищать данные паролем.
• Планировать бюджет на будущие периоды.
• Сохранять старые данные в архивах.
• Хранить пользовательские заметки (ежедневник) и телефонную книгу, точнее, списки организаций и отдельных людей с их номерами телефонов, адресами, датами рождения и прочей информацией. Делать напоминания о событиях.
• Конвертировать суммы из одной валюты в другую, согласно установленному пользователем курсу.
• Отключать неиспользуемые функции.

К сожалению, в настоящее время развитие CashFly остановлено. Последняя его версия вышла в 2010 году, и с тех пор продукт не обновлялся. В списке поддерживаемых им систем официально значатся только Windows 7 и более ранние ОС, но, как выяснилось, он без проблем запускается и работает на Windows 10.

(скачивание с зеркала) — еще один стоящий инструмент управления личными финансами, но, как и CashFly, давно позаброшенный разработчиками.

Основные достоинства программы — простота и гибкость, а также высокое быстродействие за счет отсутствия редко используемых функций. Пользователь может сам настроить вид главного окна по своему вкусу, включив или отключив в нем отдельные блоки и панели.

Чем Xenon поможет вам контролировать Семейный бюджет:

• Возьмет на себя учет приходно-расходных операций за любой период времени. Список основных статей доходов и трат уже присутствует в программе. Каждая операция может быть дополнена текстовыми пометками-комментариями.
• Позволит контролировать движение средств на нескольких счетах в пяти валютах: российский рубль, украинская гривна, казахский тенге, доллар США и евро. Текущие курсы не нужно прописывать вручную, как в CashFly. Достаточно загрузить их из Интернета.
• Покажет отчеты по типам операций и валютам за выбранный промежуток времени.
• Экспортирует выбранные данные в документы Excel или распечатает их на принтере.
• Сохранит ваши заметки о различных событиях.

«Xenon Семейный бюджет» является однопользовательской программой, но позволяет вести учет доходов и расходов нескольких членов семьи. Ограничений в суммах, количествах счетов и операций в нем нет.

Последний выпуск программы увидел свет в 2006 году, и с тех пор она также ни разу не обновлялась. Однако никаких проблем по использованию ее на Windows 10 замечено не было.

Представляет собой облегченную версию AceMoney — продвинутого коммерческого продукта для ведения домашней бухгалтерии. Отличие бесплатной версии от платной — возможность управления лишь двумя счетами (счетом программа считает не только средства, хранимые в банке, но и, например, наличность, принадлежащую семье). Остальные функции у обоих продуктов практически одинаковы.

Возможности AceMoney Lite:

• Контроль и учет любых приходно-расходных операций.
• Автоматический учет регулярных платежей и доходов (например, взносов по кредиту и зарплаты) согласно пользовательскому расписанию.
• Поддержка 150 мировых валют. Отображение курсов валют в реальном времени (при наличии доступа в Интернет).
• Планирование бюджета на различные цели в разные периоды времени.
• Если к программе подключен банковский счет, AceMoney может получать актуальные данные о его состоянии непосредственно из банка (правда, с российскими банками программа не «дружит»).
• Вывод актуальных сведений о стоимости биржевых акций (значимая информация для инвесторов).
• Калькуляция долгов (выплат по займам и кредитам), сбережений (вкладов и депозитов), ипотечных взносов.
• Разнообразные виды отчетности: о движении средств на счете, расходах, доходах, категориях расходов (например, о ежемесячных тратах на бензин, продукты, коммуналку), бюджете, инвестициях и т. д. Отчеты по отдельным корреспондентам (тем, кому вы платите и от кого получаете платежи).
• Парольная защита отчетов и резервных копий.

Для тех, кто только осваивает домашнюю экономическую науку, полезным подспорьем будет справка по работе с программой. В AceMoney она на русском языке.

AceMoney Lite, в отличие от двух вышеупомянутых приложений, регулярно обновляется. Кроме того, он официально поддерживает Windows 10 и все более ранние выпуски системы, начиная с Windows XP.

— еще одна «облегченка» одноименного коммерческого продукта. Бесплатная версия сохраняет полную функциональность, пока совокупный месячный доход всех его пользователей не превысит 14 000 рублей. После превышения этой скромной суммы программа предложит вам купить полную версию, которая стоит 250-500 рублей.

Особенности Экономики Lite:

• Поддержка нескольких пользователей и любого количества их счетов в разных валютах (долларах США, рублях, евро, фунтах стерлингов).
• Учет приходов, расходов долгов (кредитов) как для каждого пользователя в отдельности, так и совместно.
• Учет переводов средств со счета на счет (например, при снятии средств с банковской карты программа спишет сумму со счета «карта» и добавит ее к счету «наличные»).
• Формирование отчетов по доходам, личным тратам, остаткам средств на счетах, долгам (сколько и кому должны вы, а также сколько и кто должен вам), кредитам, доходам минус расходам. Отображение отчетов в графическом и текстовом виде.
• Распечатка отчетов на принтере.
• Выделение цветом отдельных категорий приходов и расходов для большей наглядности.
• Напоминание о сроках регулярных выплат, например, кредитных взносов, коммуналки и т. д.
• Встроенная справка на русском языке и полезные советы по использованию программы.
• Резервное копирование данных по расписанию.
• Удобная система поиска и фильтрации интересующих сведений.
• Защита доступа к программе паролем.
• Автоматическая установка обновлений, которые выходят почти каждый месяц.
• Техническая поддержка.
• Переход из интерфейса Экономики Lite к полезным статьям на сайте разработчика. Статьи посвящены финансам, личностному росту, заработку на инвестициях, работе и карьере (в том числе заработку в Интернете на партнерских программах, блоггинге, YouTube, биржах фриланса и т. д.).

Экономика Lite официально поддерживается всеми версиями Windows, начиная с XP.

— единственное в сегодняшнем рейтинге кроссплатформенное приложение, которое помимо Windows можно использовать на Mac OS X, Linux, iOS и мобильных телефонах на платформе java. Для установки дистрибутива необходимо наличие в системе Java SE Runtime Environment 1.5 или более свежих версий.

На первый взгляд DomEconom может показаться сложным (по крайней мере, в сравнении с другими рассмотренными приложениями), но сразу после установки вместе с главным окном открывается русскоязычная справка, в которой есть вся необходимая информация по работе с программой. Кроме того, регистрацию аккаунта пользователя и создание первой финансовой тетради (файла, где хранятся сведения о приходно-расходных операциях) сопровождает Мастер.

Возможности DomEconom:

• Поддержка нескольких независимых аккаунтов пользователей.
• Ведение общих и раздельных бюджетов.
• Ввод данных с различных устройств. При подключении компьютера или телефона к Интернету данные DomEconom автоматически синхронизируются, но при желании можно работать и автономно.
• Поддержка разных видов счетов (наличные, банковские, кредитные и т. д.) практически в любой валюте.
• Автоматическое обновление курса валют.
• Планирование расходов на различные виды нужд.
• Составление балансов и отчетов по всем категориям доходов/расходов в табличном и графическом формате.
• Экспорт отчетов в документы Excel.
• Создание неограниченного количества индивидуальных и общих тетрадей, защищенных паролями.
• Автоматическое резервное копирование.
• Парольная защита аккаунтов пользователей.
• Большое количество встроенных шаблонов на все виды операций, статьи расходов и прочее.
• Раздел помощи в главном окне, куда выводятся подсказки по действиям в программе (при желании можно отключить).

В настоящее время развитие DomEconom приостановлено, но официальный сайт, откуда можно скачать дистрибутив приложения для всех поддерживаемых ОС, по-прежнему работает.